Notas sobre arquivo suspenso

O arquivo suspenso é composto por capas que se suspendem em varetas, sendo muito útil a pessoas e empresas que trabalhem com muitos processos.

Embora não seja muito divulgado em Portugal, este sistema de arquivo permite encontrar e aceder muito rapidamente à informação pretendida, constituindo uma excelente forma de organizar a informação.

A sua utilidade sobressai essencialmente em áreas que funcionam com processos, como na gestão de recursos humanos, medicina (processos de pacientes), advogacia, entre outras.

Estas capas suspensas têm diversos tamanhos, que são ditados pelos suportes para as mesmas, na medida em que é a largura entre as guias de suporte que obriga  a determinado tamanho de vareta das capas.

As capas de suspensão possuem um visor que simplifica a identificação do respectivo conteúdo de forma rápida e intuitiva. A posição do visor na capa depende da forma de acesso ao seu conteúdo. Podem ser adquiridas tiras de papel para visores, de modo a alterar a descrição do conteúdo de forma simples e rápida.

Assim, sempre que as capas se encontrem em suportes de caixas, de carros ou ainda em gavetas, o seu visor deve encontrar-se na parte superior da capa, preso a uma das suas varetas de suporte, pois o acesso à informação faz-se pelo lado de cima da capa.

Nos casos em que se acede ao conteúdo das capas lateralmente, o visor deve encontrar-se também na lateral da capa, de modo a cumprir cabalmente a sua função. O acesso lateral ao conteúdo das capas faz-se quando as mesmas se encontram suspensas em prateleiras de armários ou de estantes. Este sistema, embora menos utilizado, permite o arquivo de grandes  volumes de informação.

Para se saber o tamanho das capas a adquirir, temos:

• A4 - distância entre guias de cerca de 33 cm;

• Fólio - distância entre guias de cerca de 36,5 cm;

• Fólio prolongado - distância entre guias de cerca de 38 cm.

Tipicamente, a lombada destas capas é em "V", tendo as laterais das capas vincos que permitem ampliar a sua capacidade de arquivo. Porém, existem capas com lombada em "U", normalmente reforçada,  e que se adequam especialmente a processos volumosos.

Em resumo temos:

A nossa empresa comercializa várias soluções dentro deste tipo de arquivo, tendo seguramente uma opção adequada às várias necessidades. No nosso site, os suportes para capas incluem na aba "produtos relacionados" as capas que servem neles a fim de evitar a aquisição de artigos que não sejam compatíveis. Em todo o caso, sempre que existam dúvidas não hesitem em nos contactar.

Rolos de papel - como caracterizar

Surgem imensas dúvidas a respeito de rolos de papel. Vamos então dedicar esta publicação è temática dos rolos de papel para ajudar a entender a caracterização dos mesmos.

Para se caracterizar um rolo de papel, é necessário saber-se:

O tipo de papel que o compõe (papel "normal", papel térmico, papel autocopiativo (neste caso é fundamental saber o número de "vias" que se pretendem imprimir), papel fotográfico, etc.

Depois há que saber as medidas do rolo, sendo que as medidas dos rolos são 3, e todas em milímetros:

A primeira refere-se à largura do rolo

A segunda refere-se ao diâmetro total do rolo

A terceira define o diâmetro do furo interior.

Assim, quando nos referimos a um rolo térmico 57x45x11 (muito utilizado em terminais de pagamento multibanco), estamos a falar de um rolo de papel térmico (qualidade do papel) e informamos que o rolo tem 57mm de largura, um diâmetro exterior de 45mm e um diâmetro do furo interior de 11mm. Como se exemplifica na imagem a seguir.

A medida da largura do papel tem importância pois a tira de papel do rolo tem que passar pelo mecanismo da máquina (não pode ser mais larga demais senão não passa no mecanismo da máquina) e a impressão deve ficar toda impressa no papel (não pode ser demasiado estreito para não criar problemas de impressão).

No que se refere à medida do diâmetro exterior, ele deve ser o maior possível que a máquina aceite. Muitas máquinas possuem um compartimento para acondicionar o rolo, pelo que o rolo tem que caber lá dentro. Assim, um rolo térmico 57x40x11 pode não caber em terminais de multbanco mais recentes, que só admitem rolos de 30mm de diâmetro. Todavia, um rolo 57x30x11 é sempre compatível com máquinas que aceitem o 57x40x11. Rolos mais estreitos são sempre compatíveis.

Mas se assim é, porque não se usam rolos de diâmetro inferior?

Por duas razões:

1º porque o metro linear de papel do rolo fica usualmente mais barato em rolos de maior diâmetro.

2º e mais importante, porque quanto menor for o diâmetro, menos papel o rolo tem, o que obriga a mais interrupções para substituição do mesmo, com as naturais consequências em quebras de produtividade.

Assim, aconselhamos a utilização de rolos com o maior diâmetro possível que a máquina admita.

Quanto ao tubinho que faz o furo interior do rolo e costuma ser fabricado em cartão ou plástico, vai definir o diâmetro do suporte do rolo, ou seja seja deve ser o mais fino possível desde que entre folgadamente no suporte da máquina. Estes tubinhos, têm a dupla função de definir o diâmetro do suporte, como também de servir de base à fabricação do próprio rolo, já que é em torno dele que o papel se enrola.

É normal que o rolo, ao chegar ao fim, tenha uma impressão avermelhada esbatida, que serve para avisar que o papel se está a esgotar e é necessário mudar o rolo.

Os rolos de papel têm imensas aplicações:
Para terminais de pagamento multibanco;
Para impressoras de talões;
para impressão de desenhos e projectos (em plotters);
Para telex, embora estes rolos que se usavam em telex se usem actualmente na emissão de bilhetes de aviões, sendo muito úteis para companhias aéreas.

Sistemas de encadernação correntes

Vamos falar um pouco de encadernações. Tentaremos dar uma panorâmica dos vários tipos de encadernação mais correntes no mercado e das suas principais características.

Desde há muito que as encadernações pretendem complementar um bom conteúdo com uma forma distintiva, para lhe conferir maior ênfase.

Há algumas décadas, era comum fazerem-se encadernações com colas ou cosidas. Mas estas soluções eram complicadas, trabalhosas e morosas, embora ainda se façam com recurso a empresas da área gráfica.

Mais recentemente, aparecereram encadernações com lombadas plásticas.

Baguetes plásticas de encadernação

As mais simples, e que não necessitam de equipamentos, são as de baguetes plásticas. Ainda hoje muito utlizadas na formatação de curricula, de trabalhos académicos e alguns relatórios, tais como apresentações de contas de empresas e condomínios.

Com as baguetes plásticas, basta uma baguete que, junto com um acetato de encadernação (que faz habitualmente de capa), o texto/trabalho/curriculum e uma cartolina (compondo a contracapa), consegue-se uma apresentação diferenciada, simples, barata e com bom gosto.

Este tipo de encadernação permite "desmontar" o conjunto facilmente para alterar o conteúdo e encadernar de novo.

Lombadas plásticas de anéis (sistema com bind)

O sistema Com bind, por lombadas plásticas de anéis (ou argolas) foi o primeiro sistema a ganhar forte popularidade pelo preço baixo, facilidade de execução das encadernações e pela versatilidade pois o diâmetro possível vai até aos 51mm, permintindo fazer encadernações muito volumosas.

Este sistema de encadernação baseia-se em máquinas de encadernar (encadernadoras com bind) que fazem a furação das folhas a encadernar, abrem e seguram as lombadas para se inserir o trabalho e finalmente deixam que os anéis se fechem. Pode visualizar este processo de encadernação no seguinte vídeo:

As lombadas plásticas existentes têm diâmetros entre 6 mm e 51 mm, para que se ajustem perfeitamente ao volume a encadernar. Existem em várias cores, ajudando a personalizar o projecto.

As lombadas de medidas de diâmetro menores apresentam-se em embalagens de 100 unidades e as de medidas maiores apresentam-se em embalagens de 50 unidades.

Encadernação por argolas metálicas duplas (sistema Wire bind)

O sistema de argolas metálicas duplas produz encadernações com óptimo aspecto, sendo muito utilizado na confecção de calendários com várias folhas, e pequenos projectos. O grande inconveniente deste sistema encontra-se na sua pequena versatilidade, uma vez que o diâmetro máximo de argolas que admite são 14 mm.

Este sistema de encadernação utiliza encadernadoras próprias, que perfuram as folhas, seguram as argolas para se introduzirem as folhas e por último apertam as argolas de encadernação, fechando-as e finalizando assim a encadernação. Pode visualizar um vídeo demonstrativo deste processo a seguir:

Estas argolas metálicas têm normalmente o passo 3:1 (significa 3 furos - ou anéis - por 1 polegada) sendo constituidas por um total de 34 anéis duplos.

No mercado português, as cores mais típicas nestas argolas de encadernação são: brancas, pretas ou prateadas

Encadernação térmica (sistema Thermal bind)

A encadernação térmica é muito simples. Utiliza uma encadernadora onde se coloca a capa térmica com o projecto, a máquina aquece a lombada da capa (que tem uma cola que actua por aquecimento) agregando todo o trabalho. Depois basta deixar arrefecer a encadernação no suporte apropriado. Pode visualizar o processo de encadernação térmica no seguinte vídeo:

As capas de encadernação térmica costumam ter a frente transparente e a contracapa opaca, tipicamente de cor branca. As medidas de lombada em comercialização vão de 1,5mm a 12 mm.

Encadernação com espirais metálicas (sistema Coil bind)

Trata-se do sistema actualmente mais em voga, na medida em que alia a vesatilidade de um amplo leque de diâmetros de espirais (de 6mm a 50mm) com a elegância e robustez que o metal oferece a estas encadernações.

Este processo de encadernação é muito simples. Utiliza uma encadernadora que efectua a furação nos documentos (normalmente passo 5:1, ou seja, 5 furos por polegada). Posteriormente, "enrosca-se" a espiral ao longo da furação do projecto e por fim com a ajuda de um alicate, faz-se a terminação de modo a que a espiral não "desenrosque". Podemos ver um vídeo que mostra toda a operação em pormenor:

Comercializamos todas as medidas de diâmetro em preto e, em diâmetros até 24mm também em prateado.

Encadernação por pressão (sistema Impress bind)

O sistema de encadernação por pressão, consegue o paradoxo de ser o mais simples e em simultâneo o mais elegante e com mais impacto. Este sistema utiliza capas cuja lombada inclui um perfil metálico que, uma vez com o conteúdo a encadernar, leva-se à encadernadora e esta apenas prensa a lombada, que "crava" o miolo. Parece demasiado simples? Vamos ver em video como se processa este sistema:

 

As capas para este tipo de encadernação não são baratas, o que dificulta uma maior popularização deste sistema. Há capas mais simples, cuja capa é transparente, capas mais uniformes, opacas e, para apresentações de extrema elegâcia, as capas channel.

 Pode encontrar uma gama muito completa de equipamentos e consumíveis para encadernação na nossa loja on line.

Destruidoras de papel

Destruidoras de papel  

As destruidoras de papel vêm ganhando popularidade com a necessidade que as pessoas e empresas têm vindo a sentir em a destruir informação de que já não necessitam, evitando que essa informação seja vista e ou utilizada por terceiros. Os preços também se tornaram mais acessíveis, ajudando na massificação destes equipamentos. 

Todavia, ainda é comum as pessoas terem muitas dúvidas sobre a escolha do equipamento mais adequado , pelo que se pensou ter utilidade elaborar um breve texto descrevendo de forma simples os aspectos mais críticos destas máquinas. 

Tipo de corte.

Em geral, existem dois tipos de corte: em tiras (corte simples ou direito) e em partículas (corte cruzado).  

No corte em tiras, a destruidora transforma as folhas destruidas em tiras de papel cujo comprimento corresponde à altura dos documentos inseridos. A largura das tiras depende de máquina para máquina, mas a segurança da destruição será tanto maior quanto mais finas estas forem. Este tipo de corte proporciona volumes grandes de papel destruido, o que obriga a mais "esvaziamentos" do depósito, mas pode ser interessante para "fabricar" enchimentos para embalagens.

No corte cruzado, a destruidora transforma os documentos em partículas, o que em geral dificulta as tentativas de recuperação da informação. Tem a vantagem de fazer menor volume de papel destruido, o que permite menos manuseamento de desperdício relativamente ao corte em tiras. 

Segurança da destruição de papel

Existem 5 níveis de segurança na destruição de papel, que pretendem medir o grau de dificuldade na tentativa de recuperação da informação destruida. Os níveis vão de DIN1 (segurança mínima) a DIN5 (segurança máxima). Para máquinas de potência semelhante, quanto maior for a segurança de destruição, menor é a sua capacidade de destruição, em número de folhas, por operação. Por esta razão, as destruidoras mais seguras não costumam destruir muitas folhas de cada vez. 

Volume de trabalho 

Outro aspecto importante prende-se com o volume de trabalho previsto para a destruidora de documentos. Actualmente, as destruidoras de papel possuem sistemas de segurança que as desligam em caso de sobreaquecimento, ou de colocação de mais papel por operação do que está previsto, obrigando os utilizadores a respeitarem os seus ciclos de trabalho e o número de folhas a destruir. 

É muito comum as pessoas tentarem adquirir destruidoras preparadas para ciclos de trabalho pequenos e tentarem que as mesmas trabalhem mais do que se prevê, criando descontentamento com a máquina. Aconselhamos vivamente a que se pense previamente no tipo de utilização que se vai fazer. 

Em geral, as destruidoras neste particular dividem-se em destruidoras de uso ocasional (doméstico ou individual), uso moderado (para pequenas equipas) e uso intensivo (ou departamental). Uma destruidora básica, de uso pessoal, é  perfeita para destruir meia dúzia de papeis de vez em quando. Mas não será adequada para ser partilhada por várias pessoas em ambiente de trabalho, onde será necessário destruir documentos assiduamente. 

Tipo de operação

Tradicionalmente as destruidoras de papel eram de operação manual, sendo necessário que o operador fosse colocando as folhas a destruir. Actualmente, é comum estas destruidoras encontrarem-se munidas de sensor de segurança que, quando a mão toca perto da abertura, a destruidora pára, evitando acidentes.

Além daquele tipo de destruidoras, hoje existem também destruidoras de operação automática. As destruidoras automáticas têm um depósito onde se coloca um "molho" de documentos a destruir e a máquina vai destruindo automaticamente esses documentos, sem necessitar da presença do operador, o que oferece ganhos interessantes de produtividade. Nestas destruidoras, sugerimos que se certifique que têm um código de segurança "PIN" que impede a abertura por terceiros do depósito com material em destruição, a fim de se garantir a segurança do processo.

CD's, Cartões de crédito, agrafos e clips?

Destruidoras de papel que destruam estes materiais são muito comuns. Mas convém ter presente que as lâminas de corte são metálicas e que ao se colocarem agrafos e sobretudo clips junto com o papel a destruir, está-se a aumentar o desgaste das lâminas de corte. Este desgaste não se encontra coberto pela garantia (que garante defeitos de fabrico). Por isso, mesmo que a destruidora se encntre preparada para destruição destes materiais, peo menos os clips não devem ser colocados para destruição, a fim de se manter em bom estado as lâminas de corte.

Na nossa loja on line podem encontrar uma oferta muito alargada de destruidoras de papel, que abrangem os vários aspetos supra referidos. Os nossos serviços estão ao dispor para vos apoiar, fornecendo as informações complementares a uma tomada de decisão esclarecida.

Apresentação

Desejamos as boas vindas a todos a este nosso "cantinho", que pretende dar dicas sobre os vários artigos que comercializamos, bem como trocar impressões convosco sobre as melhores práticas na organização do economato e na utilização dos equipamentos .

A empresa Risco de Lápis, Lda. comercializa material de escritório, material escolar e material de informática em condições muito interessantes. Nascida em 2008, contou de início com uma equipa experiente nesta actividade e em 2013, abriu uma loja on line, que permite a particulares e pequenas empresas acederem às condições preferenciais das organizações de maior porte.

As condições de preço baixo que conseguimos resultam de um "mix" de preocupações:

• Estrutura "ultra-leve" - tentamos fazer o máximo com o mínimo de recursos, que se exploram ao seu limite.
• Redução exaustiva de stocks - Tenta-se trabalhar numa estreita colaboração com os fornecedores e importadores, no sentido de aproveitar os respectivos stocks para fornecimento num tempo razoável (tipicamente as encomendas ficam prontas em 2 dias).
• Reutilização - No setor logístico, tenta-se reutilizar tanto embalagens, como enchimentos, conseguindo-se uma redução de custos e de desperdícios interessante.

Comercialmente, a nossa montra é o nosso site, que se pretende seja o mais descritivo possível por artigo, para fornecer as informações mais detalhadas aos potenciais interessados. Quando possível, as páginas de produto incluem links para outras páginas de conteúdo pertinente, bem como vídeos sobre o respectivo produto e ou a sua utilização. 

Tentamos criar maior envolvimento solicitando aos nossos clientes que comentem os produtos adquiridos. Estes comentários, que são publicados no site, no twiter e no facebook, têm como objectivo dar informações adicionais na ótica do utilizador aos futuros interessados sobre o artigo em questão.

Comunicamos nas redes sociais essencialmente através da nossa página do facebook e do google+. Nestas páginas vamos tentando evidenciar artigos particulamente interessantes, além de irmos dando novidades sobre a nossa atividade. Não deixe de nos seguir numa delas.

Mas tudo isto seria insuficiente sem um backoffice profissional de apoio ao cliente. Assim, e em complemento, o nosso apoio ao cliente é o aspeto fundamental no relacionamento com todos, proporcionando informações personalizadas, bem como acompanhando e aconselhando clientes. O profissionalismo, a simpatia e a empatia são a imagem da nossa marca.

Este blog aparece para colmatar a lacuna que existiu até aqui na nossa comunicação pública. Vamos tentar desenvolver artigos temáticos que reflitam o que pensamos sobre vários temas relacionados com a nossa atividade. Por exemplo, tentaremos mostrar os aspetos críticos na escolha de uma destruidora de papel ou de uma impressora, de modo a que as pessoas fiquem mais esclarecidas para adquirir em consciência um destes equipamentos. Ficaremos abertos a todos os contributos para melhorar as reflexões que partilharemos, bem como a sugestões de artigos a desenvolver.

Esperamos que este espaço vos seja útil.